Tugas –tugas pokok dari Public Relations perusahaan menurut Colin Couldon – Thomas dalam bukunya Public Relations Pedoman Praktis untuk PR adalah sebagai berikut :
mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan, baik perusahaan sendiri maupun perusahaan saingan juga ancaman dan peluangnya, mendiagnosis masalah-masalah yang dapat dipecahkan melalui sarana-sarana public relations, mengidentifikasi masyarakat yang dituju dan saluran-saluran yang paling efektif digunakan untuk menjangkau mereka.
Memberi nasihat kepada pihak manajemen di semua tingkatan, terutama mengenai perkembangan intern dan ekstern yang mungkin dapat mempengaruhi reputasi perusahaan dalam hubungannya dengan kelompok-kelompok lain yang menjadi sasaran komunikai perusahaan.
Menjadi ahli depositor karena itu harus mengetahui semua aspek komunikasi perusahaan baik intern maupun ekstern
Membuat kontak dengan para pengambil keputusan ekstern yang penting
Memastikan arus informasi yang efektif untuk kelompok-kelompok masyarakat yang terpilih
Membentuk komisi-komisi riset untuk proyek-proyek khusus agar dapat menentukan dan memperkirakan situasi dan masalah atau mengukur efektivitas program-program dari public relations yang telah dilaksanakan
Mengevaluasi masalah-masalah dan aktivitas public relations sehingga dapat memberikan laporan-laporan yang teratur kepada pihak manajemen
merencanakan dan memanage kegiatan-kegiatan delegasi perusahaan
Membantu bagian-bagian lain dengan menganalisis masalah-masalah komunikasi, menulis dan menerbitkannya
Memastikan seluruh organisasi dan tidak melakukan sesuatu tindakan yang dapat mencemarkan nama baik organisasi.
Lima pokok tugas Public Relations sehari-hari menurut Maria Assumpta Rumanti dalam buku Dasar-Dasar Public Relations Teori dan Praktik adalah :
Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan , tujuan, serta kegiatan yang dilakukan
Memonitor, merekam dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat
Memperbaiki citra organisasi
Tanggung jawab sosial dimana Public Relations merupakan instrument untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut.
Komunikasi. Public Relations mempunyai bentuk komunikasi yang khusus Yaitu komunikasi timbal balik dalam fungsinya komunikasi itu sentral.
Tugas Public Relations menurut oxley yang dikutip oleh Yosal Iriantara dalam bukunya Manajemen Strategis menyebutkan bahwa tugas Public Relations adalah
a. Memberi saran kepada manajemen tentang semua perkembangan internal dan eksternal yang mungkin mempengaruhi hubungan organisasi dengan publik-publiknya
b. Meneliti dan menafsirkan untuk kepentingan organisasi, sikap publik-publik utama pada saat ini atau antisipasi sikap publik-publik pokok terhadap organisasi
c. Bekerja sebagai penghubung antara manajemen dan publik-publiknya dan
d. Memberi laporan berkala kepada manajemen tentang semua kegiatan yang mempengaruhi hubungan publik dan organisasi.
Tugas Public Relations pada intinya adalah untuk memberi layanan pada orang-orang yang disebut manajemen itu.
Kegiatan Public Relations menurut Lesly yang dikutip oleh Yosal Iriantara dalam bukunya Manajemen strategis Public Relations adalah sebagai berikut :
Prestise atau citra yang favourable dan segenap faedahnya
Promosi produk atau jasa
Mendeteksi dan menghadapi isu dan peluang
Menetapkan postur organisasi ketika berhadapan dengan publiknya
Good will para stokeholder dan konstituen
Mencegah dan memberi solusi masalah perburuhan
Mengayomi good will komunitas tempat organisasi jadi bagiannya
Good will karyawan dan atau anggota organisasinya
Mengatasi permasalahan dan prasangka
Mencegah serangan
Good will para pemasok
Good will pemerintah
Good will bagian lain dari industri
Good will para dealer dan menarik dealer lain
Kemampuan untuk mendapatkan personel terbaik
Pendidikan publik untuk menggunakan produk atau jasa
Pendidikan publik untuk satu titik pandang
Good will para customer atau para pendukung
Investigasi sikap pelbagai kelompok terhadap perusahaan
Merumuskan dan membuat pedoman kebajikan
Mengarahkan perubahan
Citra
Bagi Public Relations menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi dan seterusnya tetapi terletak pada :
bagaimana organisasi bisa mencerminkan yang dipercayai memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol, dievaluasi.
Dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks.
Pada saat ini banyak perusahaan atau organisasi memberikan perhatian terhadap pembangunan suatu citra yang positif atau baik dimana menguntungkan bagi suatu perusahaan atau organisasi tersebut tidak hanya melepaskan diri dari terhadap terbentuknya suatu kesan publik negatif atau buruk. Citra perusahaan adalah komoditas yang rapuh atau mudah pecah namun kebanyakan perusahaan juga meyakini bahwa citra perusahaan yang positif adalah esensial, sukses yang berkelanjutan dan dalam jangka panjang. Citra menurut Katz yang dikutip oleh Soemirat dan Ardianto dalam buku Dasar-Dasar Public Relations adalah cara bagaimana pihak lain memandang sebuah perusahaan, seseorang , suatu komite, atau suatu aktivitas. Setiap perusahaan mempunyai citra. Setiap perusahaan mempunyai citra sebanyak jumlah orang yang memandangnya. Berbagai citra perusahaan datang dari pelanggan perusahaan, pelanggan potensial, bankir, staf perusahaan, pesaing, distributor, pemasok, dan gerakan pelanggan di sektor perdagangan yang mempunyai pandangan terhadap perusahaan. Citra menurut Frank Jefkins yang dikutip oleh Soemirat dan Ardianto dalam bukunya Dasar-Dasar Public Relations mengungkapkan bawa citra adalah kesan yang diperoleh berdasarkan pengetahuan dan pengertian seseorang tentang fakta-fakta atau kenyataan . Lima jenis citra (image) yang dikemukakan oleh Frank Jefkins dalam buku Public Relations , yakni:
Citra bayangan (mirror image). Citra ini melekat pada orang dalam atau anggota-anggota organisasi––biasanya adalah pemimpinnya––mengenai anggapan pihak luar tentang organisasinya.
Citra yang berlaku (current image). Adalah suatu citra atau pandangan yang dianut oleh pihak-pihak luar mengenai suatu organisasi.
Citra yang diharapkan (wish image). Adalah suatu citra yang diinginkan oleh pihak manajemen.
Citra perusahaan (corporate image). Adalah citra dari suatu organisasi secara keseluruhan, jadi bukan sekedar citra atas produk dan pelayanannya.
Citra majemuk (multiple image). Banyaknya jumlah pegawai (individu), cabang, atau perwakilan dari sebuah perusahaan atau organisasi dapat memunculkan suatu citra yang belum tentu sama dengan organisasi atau perusahaan tersebut secara keseluruhan.
Efek kognitif dari komunikasi sangat mempengaruhi proses pembentukan citra seseorang. Citra terbentuk berdasarkan pengetahuan dan informasi-informasi yang diterima seseorang. Komunikasi tidak secara langsung menimbulkan perilaku tertentu, tetapi cenderung mempengaruhi cara kita mengorganisasikan citra kita tentang lingkungan. Efektivitas Public Relations di dalam pembentukan citra (nyata, cermin dan aneka ragam) organisasi, erat kaitannya dengan kemampuan (tingkat dasar dan lanjut) pemimpin dalam menyelesaikan tugas organisasinya, baik secara individual maupun tim yang dipengaruhi oleh Public Relations praktek berorganisasi (job design, reward system, komunikasi dan pengambilan keputusan) dan manajemen waktu/ perubahan dalam mengelola sumberdaya (materi, modal dan SDM) untuk mencapai tujuan yang efisien dan efektif, yaitu mencakup penyampaian perintah, informasi, berita dan laporan, serta menjalin hubungan dengan orang. Hal ini tentunya erat dengan penguasaan identitas diri yang mencakup aspek fisik, personil, kultur, hubungan organisasi dengan pihak pengguna, respons dan mentalitas pengguna.
0 comments